Datenschutzerklärung
Version: 25 September 2026
This English privacy policy is intended to faithfully reflect the German privacy notice. It should be kept synchronized with the German version and with the actual website configuration. Mandatory data-protection rights remain unaffected.
Controller
ChainOp Systems UG (haftungsbeschränkt)
Rheinlanddamm 1
44139 Dortmund
Germany
Email: info@chainopsystems.com
Telephone: +49 162 2643399
Principles of Data Processing
We process personal data only where a legal basis exists and the processing is necessary for specified and legitimate purposes. In doing so, we observe in particular the principles of data minimisation, purpose limitation, accuracy, storage limitation, integrity and confidentiality.
Relevant legal bases may include, in particular, Article 6(1)(b) GDPR (contract and pre-contractual measures), Article 6(1)(c) GDPR (legal obligations), Article 6(1)(f) GDPR (legitimate interests) and – where expressly obtained – Article 6(1)(a) GDPR (consent).
Website Hosting and Server Log Files
Our website is hosted by STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, Germany. To the extent that STRATO processes personal data on our behalf, such processing is based on a data processing agreement pursuant to Article 28 GDPR.
When you access the website, technically necessary information is processed. This may include, in particular, the IP address, date and time of access, requested URL/file, referrer URL, browser type and version, operating system, amount of data transferred and status code. The processing serves to ensure the secure, stable and technically proper operation of the website and to detect and defend against attacks and disruptions.
The legal basis is Article 6(1)(f) GDPR. Our legitimate interest lies in the secure and uninterrupted provision of our online services. According to STRATO, IP addresses in website log files are generally stored for no longer than seven days for the purpose of detecting and defending against attacks.
Contact via Form, Email or Telephone
If you contact us, we process the data you provide – in particular your name, company, contact details, subject, message and, where applicable, project- or contract-related information – in order to handle your inquiry.
Where your inquiry is aimed at entering into or performing a contract, processing is based on Article 6(1)(b) GDPR. In other cases, processing is based on Article 6(1)(f) GDPR; our legitimate interest lies in the proper handling of business communications.
Separate consent is generally not required merely to process an inquiry initiated by you. Where we obtain consent for additional purposes – for example certain marketing measures – the processing is based on that consent and may be withdrawn with effect for the future.
Contact via WhatsApp
Where we offer contact via WhatsApp on the website and you choose to use it voluntarily, we process the data you transmit in order to handle your inquiry. For users in the European Region, WhatsApp is provided by WhatsApp Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Ireland.
When you use WhatsApp, WhatsApp processes data under its own data-protection responsibility and in accordance with its applicable privacy information. WhatsApp uses a global technical infrastructure; data may therefore also be processed in countries outside the European Economic Area. WhatsApp states that, among other safeguards, Standard Contractual Clauses are used for such transfers.
Use of WhatsApp is voluntary. You can always contact us by email or through our contact form instead. Please do not transmit particularly sensitive information, access credentials or confidential secrets via WhatsApp unless this is necessary and has been agreed with us.
Contract, Customer, Supplier and Partner Data
In connection with the initiation and performance of business relationships, we process in particular company and contact-person data, communication data, quotation and contract data, invoice and payment data, delivery and logistics data, and technical project information.
Where payments or settlements are exceptionally agreed using crypto-assets, wallet addresses, transaction identifiers, network information and associated settlement information may also be processed. By doing so, ChainOp Systems does not provide custody, exchange, brokerage or investment-advisory services.
The legal bases are, in particular, Article 6(1)(b) and (c) GDPR and – for example for fraud prevention, IT security, legal defence and compliance – Article 6(1)(f) GDPR.
Compliance, Export-Control and Sanctions Checks
Where required by law, international supply chains, export-control or sanctions requirements, or a risk-based business review, we may request and process additional information about companies, authorised representatives, beneficial owners, delivery or end-use information and appropriate supporting documentation.
Depending on the circumstances, the legal basis is Article 6(1)(c) GDPR or Article 6(1)(f) GDPR. Our legitimate interest lies in conducting international business lawfully, avoiding sanctions and export-control violations, and protecting against misuse and fraud.
Hosting, Housing and Infrastructure Customers
In connection with hosting, housing and infrastructure services, technical operational data may be processed, for example device identifiers, serial numbers, network and status information, measurements, maintenance and support data, access data for management interfaces, and log and diagnostic data, where required for the agreed service.
Where ChainOp Systems processes personal data exclusively on behalf of a customer, a separate data processing agreement pursuant to Article 28 GDPR will be concluded where legally required. International data transfers are subject to Articles 44 et seq. GDPR. Details are governed by the respective project agreement and/or data processing agreement.
Cookies and Similar Technologies
Technically necessary cookies or comparable storage/access technologies may be used where they are strictly necessary to provide a digital service expressly requested by you or to carry out the transmission of a communication. Where Section 25(2) of the German Telecommunications-Digital-Services Data Protection Act (TDDDG) applies, no consent is required.
Non-essential cookies, analytics, marketing or external-media services are used only where valid consent has been obtained under Section 25(1) TDDDG and – where personal data is processed – Article 6(1)(a) GDPR. Consent may be withdrawn at any time with effect for the future.
Any optional services actually used must be specifically identified in the consent/cookie management tool and in this Privacy Policy.
External Content, Fonts and Animations
We seek, where reasonably practicable, to host fonts, images, animations and scripts required for the website locally or via our own hosting infrastructure. If external content, content delivery networks, video, map, analytics or animation services are used in the future, this Privacy Policy will be updated before activation to identify the relevant providers, purposes, legal bases, recipients and any transfers to third countries.
Recipients and Processors
Within ChainOp Systems, personal data is made available only to those persons and functions that require it for the relevant task. External recipients or processors may include, in particular, hosting, IT, communications, tax, legal, logistics and payment service providers, as well as project-related infrastructure partners, insofar as disclosure is necessary for the relevant service and legally permissible.
Where a service provider acts as a processor, we enter into the legally required data processing agreement. Personal data is not disclosed to third parties for their own marketing purposes without an appropriate legal basis.
Transfers to Third Countries
Personal data is transferred to countries outside the European Economic Area only where the requirements of Articles 44 et seq. GDPR are met, in particular on the basis of an adequacy decision, appropriate safeguards such as the EU Standard Contractual Clauses, or a statutory exception.
International hosting locations for hardware or compute infrastructure do not automatically result in personal data of website visitors being transferred to those locations. Where a customer project involves processing personal data at a third-country location, this will be addressed separately in the relevant contract and data-protection arrangements.
Retention Period
We retain personal data only for as long as necessary for the relevant purpose. Thereafter, the data is erased or restricted where statutory retention duties, legitimate interests in legal defence or other legal grounds prevent erasure. Statutory retention periods applicable to tax- and commercial-law records remain unaffected.
Data Security
We implement appropriate technical and organisational measures to protect personal data against loss, manipulation, unauthorised access and other risks. The website is intended to be provided exclusively through encrypted HTTPS connections. Absolute security of internet-based systems cannot, however, be guaranteed.
Your Rights
Subject to the statutory requirements, data subjects have in particular the following rights:
- access to personal data being processed (Article 15 GDPR),
- rectification of inaccurate or incomplete data (Article 16 GDPR),
- erasure (Article 17 GDPR),
- restriction of processing (Article 18 GDPR),
- data portability (Article 20 GDPR),
- objection to processing based on legitimate interests (Article 21 GDPR),
- withdrawal of consent with effect for the future (Article 7(3) GDPR).
To exercise your rights, please contact info@chainopsystems.com.
Right to Lodge a Complaint
You have the right to lodge a complaint with a data-protection supervisory authority. The supervisory authority generally responsible for our registered office is:
State Commissioner for Data Protection and Freedom of Information North Rhine-Westphalia
Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf, Germany
Email: poststelle@ldi.nrw.de
Website: www.ldi.nrw.de
Automated Decision-Making
The website does not currently carry out decisions based solely on automated processing that produce legal effects or similarly significant effects within the meaning of Article 22 GDPR.
Changes to this Privacy Policy
We may update this Privacy Policy where our website, the services used or legal requirements change. The version published on the website at the relevant time applies.
Stand: 25.09.2026
Verantwortlicher
ChainOp Systems UG (haftungsbeschränkt)
Rheinlanddamm 1
44139 Dortmund
Deutschland
E-Mail: info@chainopsystems.com
Telefon: +49 162 2643399
Grundsätze der Datenverarbeitung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit hierfür eine Rechtsgrundlage besteht und die Verarbeitung für festgelegte, legitime Zwecke erforderlich ist. Dabei beachten wir insbesondere die Grundsätze der Datenminimierung, Zweckbindung, Richtigkeit, Speicherbegrenzung sowie Integrität und Vertraulichkeit.
Rechtsgrundlagen können insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag und vorvertragliche Maßnahmen), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtungen), Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen) und – soweit ausdrücklich eingeholt – Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) sein.
Hosting der Website und Server-Logfiles
Unsere Website wird bei STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, Deutschland, gehostet. Soweit STRATO personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeitet, erfolgt dies auf Grundlage einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.
Beim Aufruf der Website werden technisch erforderliche Informationen verarbeitet. Hierzu können insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene URL/Datei, Referrer-URL, Browsertyp und Browserversion, Betriebssystem, übertragene Datenmenge und Statuscode gehören. Die Verarbeitung dient dem sicheren, stabilen und technisch ordnungsgemäßen Betrieb der Website sowie der Erkennung und Abwehr von Angriffen und Störungen.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der sicheren und störungsfreien Bereitstellung unseres Onlineangebots. STRATO gibt an, IP-Adressen in Website-Logfiles zur Erkennung und Abwehr von Angriffen grundsätzlich höchstens sieben Tage zu speichern.
Kontaktaufnahme per Formular, E-Mail oder Telefon
Wenn Sie uns kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Daten – insbesondere Name, Unternehmen, Kontaktdaten, Betreff, Nachricht sowie gegebenenfalls projekt- oder vertragsbezogene Angaben – zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.
Soweit Ihre Anfrage auf den Abschluss oder die Durchführung eines Vertrags gerichtet ist, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. In sonstigen Fällen erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse besteht in der sachgerechten Bearbeitung geschäftlicher Kommunikation.
Eine gesonderte Einwilligung ist für die bloße Bearbeitung einer von Ihnen selbst initiierten Anfrage grundsätzlich nicht erforderlich. Soweit wir darüber hinaus Einwilligungen einholen – etwa für bestimmte Marketingmaßnahmen – erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage dieser Einwilligung und kann mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
Kontakt über WhatsApp
Soweit wir auf der Website eine Kontaktmöglichkeit über WhatsApp anbieten und Sie diese freiwillig nutzen, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Für Nutzer in der Europäischen Region wird WhatsApp durch WhatsApp Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland, bereitgestellt.
Bei der Nutzung von WhatsApp verarbeitet WhatsApp Daten in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortlichkeit nach den dort geltenden Datenschutzbestimmungen. WhatsApp nutzt eine globale technische Infrastruktur; dabei können Daten auch in Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden. WhatsApp beschreibt hierfür unter anderem den Einsatz von Standardvertragsklauseln.
Die Nutzung von WhatsApp ist freiwillig. Für geschäftliche Anfragen stehen Ihnen stets auch E-Mail und unser Kontaktformular zur Verfügung. Bitte übermitteln Sie über WhatsApp keine besonders sensiblen Informationen, Zugangsdaten oder Geheimnisse, wenn dies nicht erforderlich und mit uns abgestimmt ist.
Vertrags-, Kunden-, Lieferanten- und Partnerdaten
Im Rahmen der Anbahnung und Durchführung von Geschäftsbeziehungen verarbeiten wir insbesondere Unternehmens- und Ansprechpartnerdaten, Kommunikationsdaten, Angebots- und Vertragsdaten, Rechnungs- und Zahlungsdaten, Liefer- und Logistikdaten sowie technische Projektinformationen.
Soweit Zahlungen oder Abrechnungen ausnahmsweise unter Verwendung von Kryptowerten vereinbart werden, können auch Wallet-Adressen, Transaktionskennungen, Netzwerkangaben und damit verbundene Abrechnungsinformationen verarbeitet werden. ChainOp Systems erbringt dadurch keine Verwahr-, Tausch-, Brokerage- oder Anlageberatungsleistung.
Rechtsgrundlagen sind insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO sowie – etwa zur Betrugsprävention, IT-Sicherheit, Rechtsverteidigung und Compliance – Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Compliance-, Exportkontroll- und Sanktionsprüfungen
Soweit dies aufgrund gesetzlicher Vorgaben, internationaler Lieferketten, Exportkontroll- oder Sanktionsanforderungen oder einer risikobasierten Geschäftsprüfung erforderlich ist, können wir zusätzliche Informationen zu Unternehmen, Vertretungsberechtigten, wirtschaftlich Berechtigten, Liefer- oder Endverwendungsangaben sowie geeignete Nachweise anfordern und verarbeiten.
Rechtsgrundlage ist – je nach Fall – Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der rechtmäßigen Durchführung internationaler Geschäfte, der Vermeidung von Sanktions- und Exportkontrollverstößen sowie dem Schutz vor Missbrauch und Betrug.
Hosting-, Housing- und Infrastrukturkunden
Im Rahmen von Hosting-, Housing- und Infrastrukturleistungen können technische Betriebsdaten verarbeitet werden, z. B. Gerätekennungen, Seriennummern, Netzwerk- und Statusinformationen, Messwerte, Wartungs- und Supportdaten, Zugangsdaten zu Managementoberflächen sowie Log- und Diagnosedaten, soweit dies für die vereinbarte Leistung erforderlich ist.
Verarbeitet ChainOp Systems personenbezogene Daten ausschließlich im Auftrag eines Kunden, wird – soweit gesetzlich erforderlich – eine gesonderte Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO geschlossen. Für internationale Datenübermittlungen gelten die Anforderungen der Art. 44 ff. DSGVO. Einzelheiten werden im jeweiligen Projektvertrag bzw. AVV geregelt.
Cookies und ähnliche Technologien
Technisch erforderliche Cookies oder vergleichbare Speicherzugriffe können eingesetzt werden, wenn sie unbedingt erforderlich sind, um einen von Ihnen ausdrücklich gewünschten digitalen Dienst bereitzustellen oder die Übertragung einer Nachricht zu ermöglichen. Soweit hierfür § 25 Abs. 2 TDDDG einschlägig ist, ist keine Einwilligung erforderlich.
Nicht erforderliche Cookies, Analyse-, Marketing- oder externe Mediendienste werden nur eingesetzt, wenn hierfür eine wirksame Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG und – soweit personenbezogene Daten verarbeitet werden – nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO vorliegt. Einwilligungen können jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
Die jeweils tatsächlich eingesetzten optionalen Dienste müssen im Einwilligungs- bzw. Cookie-Management und in dieser Datenschutzerklärung konkret ausgewiesen werden.
Externe Inhalte, Schriftarten und Animationen
Wir bemühen uns, für die Website benötigte Schriftarten, Bilder, Animationen und Skripte möglichst lokal bzw. über unsere eigene Hosting-Infrastruktur bereitzustellen. Werden zukünftig externe Inhalte, Content Delivery Networks, Video-, Karten-, Analyse- oder Animationsdienste eingebunden, wird die Datenschutzerklärung vor deren Aktivierung um die entsprechenden Anbieter, Zwecke, Rechtsgrundlagen, Empfänger und etwaige Drittlandtransfers ergänzt.
Empfänger und Auftragsverarbeiter
Personenbezogene Daten erhalten innerhalb von ChainOp Systems nur diejenigen Stellen, die sie zur jeweiligen Aufgabenerfüllung benötigen. Externe Empfänger oder Auftragsverarbeiter können insbesondere Hosting-, IT-, Kommunikations-, Steuer-, Rechts-, Logistik- und Zahlungsdienstleister sowie projektbezogene Infrastrukturpartner sein, soweit die Übermittlung für die jeweilige Leistung erforderlich und rechtlich zulässig ist.
Soweit ein Dienstleister als Auftragsverarbeiter tätig wird, schließen wir die gesetzlich erforderliche Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung. Eine Weitergabe zu eigenen Werbezwecken Dritter erfolgt nicht ohne entsprechende Rechtsgrundlage.
Drittlandübermittlungen
Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgt nur, wenn die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind, insbesondere aufgrund eines Angemessenheitsbeschlusses, geeigneter Garantien wie EU-Standardvertragsklauseln oder einer gesetzlich vorgesehenen Ausnahme.
Internationale Hostingstandorte für Hardware oder Compute-Infrastruktur führen nicht automatisch dazu, dass personenbezogene Daten von Websitebesuchern an diese Standorte übertragen werden. Soweit in einem Kundenprojekt personenbezogene Daten an einem Drittlandsstandort verarbeitet werden sollen, wird dies gesondert vertraglich und datenschutzrechtlich geregelt.
Speicherdauer
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Anschließend werden die Daten gelöscht oder gesperrt, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, berechtigten Interessen an der Rechtsverteidigung oder andere gesetzliche Gründe einer Löschung entgegenstehen. Für steuer- und handelsrechtlich relevante Unterlagen gelten die jeweils anwendbaren gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
Datensicherheit
Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten gegen Verlust, Manipulation, unbefugten Zugriff und sonstige Risiken zu schützen. Die Website soll ausschließlich über verschlüsselte HTTPS-Verbindungen bereitgestellt werden. Ein absoluter Schutz bei internetbasierten Systemen kann gleichwohl nicht garantiert werden.
Ihre Rechte
Nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen haben betroffene Personen insbesondere folgende Rechte:
- Auskunft über die verarbeiteten personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO),
- Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO),
- Löschung (Art. 17 DSGVO),
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
- Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO),
- Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).
Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an info@chainopsystems.com.
Beschwerderecht
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für unseren Unternehmenssitz ist grundsätzlich zuständig:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
Internet: www.ldi.nrw.de
Automatisierte Entscheidungen
Eine ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruhende Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet auf der Website derzeit nicht statt.
Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Website, die eingesetzten Dienste oder die rechtlichen Anforderungen ändern. Maßgeblich ist die jeweils auf der Website veröffentlichte Fassung.
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